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Was muss auf einer Rechnung stehen?

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Gute Arbeit will auch gut bezahlt werden: Damit Sie als Handwerker nach vollbrachter Leistung zügig entlohnt werden, müssen Sie Ihrem Kunden eine Rechnung schreiben. Damit diese ordnungsgemäß ist, gibt es einige Pflichtangaben, die der Gesetzgeber bestimmt hat, die zwingend bei der Rechnungsstellung beachtet werden müssen. Aber welche Angaben sind erforderlich, was muss auf einer Rechnung stehen? Wir geben Ihnen die Antwort!

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Als Unternehmer aus dem Handwerk sind Sie in der Regel dazu verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten nach der Leistungserbringung eine Rechnung zu stellen.

Das Schreiben von Rechnungen gehört damit fest zum Handwerkeralltag – und doch ist es für viele Unternehmer nur lästiger Papierkram.

Dabei sorgen Rechnungen dafür, dass zeitnah nach der Leistungserbringung auch die entsprechende Entlohnung erfolgt. Und je früher der Kunde zahlt, desto besser ist es um die Liquidität Ihres Unternehmens bestellt.

Um aber Arbeitsstunden, Material, Fahrtkosten etc. vernünftig abrechnen zu können, bedarf es einer gesetzeskonformen Rechnung.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Alle Pflichtangaben werden im deutschen Umsatzsteuergesetz (UstG) in §14 Absatz 4 aufgeführt. Wir stellen Ihnen alle Punkteausführlich vor, die Sie in jeder ordnungsgemäßen Rechnung – und auch in jeder Gutschrift – berücksichtigen müssen. Ausnahmen, bei denen auf einige Angeben verzichtet werden kann, gibt es nur für Kleinunternehmer und Gründer sowie für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Diese Angaben dürfen auf keiner Handwerker-Rechnungen fehlen:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift Ihres Unternehmens

Auf die rechtskonforme Abrechnung gehört die vollständige Geschäftsanschrift des Rechnungsausstellers – also Ihres Unternehmens. Dazu gehört natürlich auch der komplette Unternehmensname inklusive Unternehmensform.

2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift vom Leistungsempfänger

Auch der Leistungsempfänger muss vollständig mit Namen und Anschrift genannt werden. Die Angabe eines Postfachs oder einer Großkundenadresse werden von den Finanzbehörden nur akzeptiert, wenn der Leistungsempfänger vom Fiskus eindeutig identifiziert werden kann.

3. Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Geben Sie als Leistungserbringer die Ihnen vom Finanzamt erteilte Steuernummer bzw. die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) an.

4. Ausstellungsdatum der Rechnung

Das Datum, an dem die Rechnung geschrieben worden ist, gehört ebenfalls unbedingt auf die Rechnung.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Sie müssen eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer vergeben. Dies dient der eindeutigen Identifizierung Ihrer ausgestellten Rechnung. Bestimmen Sie einen für Ihr Unternehmen passenden Nummernkreis. Eine gut gewählte Rechnungsnummer kann Sie sogar bei der Ablage unterstützen, indem Sie zum Beispiel das Datum integrieren.

6. Umfang und Art der Leistung bzw. Menge und Art von Materialien

Alle Leistungen müssen aufgelistet und hinreichend beschrieben werden. Es reicht nicht, die Arbeiten unter einem Sammelbegriff aufzuführen. Pauschale Bezeichnungen wie „Sanierung“, „Reparatur“ oder „Allgemeine Handwerksarbeiten“ sind deshalb unzureichend und müssen so dokumentiert werden, dass dem Kunden (und speziell dem Finanzamt) klar verständlich ist, welche Leistung genau bezahlt werden soll. Ähnlich verhält sich das mit Materialien: Diese müssen ebenfalls eindeutig benannt und mit der richtigen Menge in der Rechnung angegeben werden.

7. Zeitpunkt/-raum der Leistungserbringung oder Lieferung

Im Regelfall gilt im Handwerk der Tag als Zeitpunkt der Leistungserbringung, an dem die Leistung bzw. Lieferung abgeschlossen bzw. abgenommen worden ist. Es genügt aber bei einer länger dauernden Arbeit auch die Angabe des Monat, in dem der abschließende Tag gelegen hat.

Die Angabe ist auch notwendig, wenn der Zeitpunkt der Leistungserbringung bzw. der Lieferung mit dem Ausstellungsdatum identisch ist.

8. Entgelt für die Leistungen / Lieferungen

In jeder Rechnung muss das Entgelt aufgeführt sein, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts müssen ebenso festgehalten werden, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind, zum Beispiel Skonti.

9. Steuersatz und Steuerbetrag

Sie müssen sowohl den anfallenden Steuersatz als auch den auf des Entgelt entfallenden Steuerbetrag in der Rechnung vermerken. Im Falle einer Steuerbefreiung müssen Sie auf die Befreiung gesondert hinweisen.

Zusätzliche Angaben

  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
    In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UstG muss die Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten.
  • die Angabe „Gutschrift“
    Handelt es sich um eine Gutschrift, darf die Angabe „Gutschrift“ nicht fehlen.

Tipp: Eingangsrechnungen auf Angaben prüfen

Überprüfen Sie Eingangsrechnungen nicht nur auf rechnerische Richtigkeit, sondern auch auf die Vollständigkeit der Pflichtangaben. Denn in der Regel werden Rechnungen mit fehlenden oder fehlerhaften Angaben im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht akzeptiert! Sollten Sie eine fehlerhaft Rechnung erhalten haben, fordern Sie schnellstmöglich eine Korrektur an.

Digitale Hilfestellung

Sie sehen: Es gibt viele Punkte beim Schreiben von Rechnungen zu beachten. Eine Branchenlösung wie die WinWorker Software kann Sie dabei erheblich unterstützen, denn es wird sichergestellt, dass alles aufgeführt wird, was auf einer Rechnung stehen muss: Bestimmte Angaben, die etwa in den Betriebsdaten hinterlegt sind, werden automatisch in jeder Rechnung hinterlegt. Dazu zählen zum Beispiel der Unternehmensname, die Anschrift und die Steuernummer. Andre Punkte sind fest im Rechnungslayout verankert. Und sollte doch mal eine Pflichtangabe nicht angegeben worden sein, werden Sie von WinWorker darauf hingewiesen, bevor die Rechnung verschickt werden kann. Zusätzlich gibt es komfortable Funktionen, um etwa Skonti und Rabatte oder steuerlich relevante Hinweise aufzuführen.

Elektronische Rechnungen

Eine moderne, GoBD-konforme Software sorgt dafür, dass die vom Gesetzgeber gestellten Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung direkt erfüllt werden. Praktisch ist da natürlich, dass Sie die digitalen Rechnungen per E-Mail-Anhang bequem, schnell und sicher an Ihre Kunden senden können. Wenn Sie übrigens Auftraggeber der öffentlichen Hand auf Bundesebene als Kunden haben, muss ein rein elektronischer Rechnungsaustausch mit der sogenannten XRechnung erfolgen – die Digitalisierung schreitet auch in diesem Bereich immer weiter voran.

Falls Sie die WinWorker Software noch nicht einsetzen und testen möchten, können Sie kostenlos die Demo anfordern: www.winworker.de/demoversion

Wichtiger Hinweis: Die WinWorker GmbH kann und darf keine verbindliche Rechts- und Steuerberatung leisten. Besprechen Sie daher bitte das Thema Rechnungserstellung unbedingt mit Ihrem Steuerberater!

Sichern Sie sich unsere kostenlose Checkliste!

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