Die Rechnungsstellung gehört für viele Handwerker zum notwendigen Übel im Alltag. Oft wird das Schreiben der Rechnung auf die lange Bank geschoben – und viele wissen gar nicht, was alles in eine Rechnung gehört. Damit du nach vollbrachter Leistung zeitnah entlohnt werden kannst, musst du für deine Kunden eine Rechnung erstellen, die ordnungsgemäß ist. Dazu hat der Gesetzgeber einige Pflichtangaben bestimmt, die zwingend beim Schreiben von Rechnungen berücksichtigt werden müssen. Aber welche Angaben sind erforderlich, was muss nun auf einer Rechnung stehen? Wir geben dir die Antwort!
Als Unternehmer aus dem Handwerk bist du in der Regel dazu verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten nach der Leistungserbringung eine Rechnung zu stellen. Das Schreiben von Rechnungen gehört damit fest zum Handwerkeralltag – und doch ist es für viele Unternehmer nur lästiger Papierkram.
Dabei sorgt die Rechnungsstellung dafür, dass zeitnah nach der Leistungserbringung auch die entsprechende Entlohnung erfolgt. Je früher der Kunde zahlt, desto besser ist es um die Liquidität deines Unternehmens bestellt.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Um Arbeitsstunden, Material, Fahrtkosten etc. vernünftig abrechnen zu können, bedarf es einer gesetzeskonformen Rechnung. Alle Pflichtangaben werden im deutschen Umsatzsteuergesetz (UstG) in §14 Absatz 4 aufgeführt. Wir stellen dir alle Punkte ausführlich vor, die du in jeder ordnungsgemäßen Rechnung – und auch in jeder Gutschrift – berücksichtigen musst. Ausnahmen, bei denen auf einige Angaben bei der Rechnungsstellung verzichtet werden kann, gibt es nur für Kleinunternehmer und Gründer sowie für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
Diese Angaben dürfen auf keiner Handwerker-Rechnung fehlen:
Vollständiger Name und vollständige Anschrift deines Unternehmens
Auf die rechtskonforme Abrechnung gehört die vollständige Geschäftsanschrift des Rechnungsausstellers – also deines Unternehmens. Dazu zählt auch der komplette Unternehmensname inklusive Unternehmensform.
Vollständiger Name und vollständige Anschrift vom Leistungsempfänger
Auch der Leistungsempfänger muss vollständig mit Namen und Anschrift genannt werden. Die Angabe eines Postfachs oder einer Großkundenadresse werden von den Finanzbehörden nur akzeptiert, wenn der Leistungsempfänger vom Fiskus eindeutig identifiziert werden kann.
Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Gib als Leistungserbringer die dir vom Finanzamt erteilte Steuernummer bzw. deine vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) an.
Ausstellungsdatum der Rechnung
Das Datum, an dem die Rechnung geschrieben worden ist, gehört ebenfalls unbedingt auf die Rechnung.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Du musst eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer vergeben. Dies dient der eindeutigen Identifizierung deiner ausgestellten Rechnung. Bestimme dazu einen für dein Unternehmen passenden Nummernkreis. Eine gut gewählte Rechnungsnummer kann dich sogar bei der Ablage unterstützen, indem du zum Beispiel das Datum integrierst.
Umfang und Art der Leistung bzw. Menge und Art von Materialien
Du musst alle Leistungen auflisten und hinreichend beschreiben. Es reicht nicht, die Arbeiten unter einem Sammelbegriff aufzuführen. Pauschale Bezeichnungen wie „Sanierung“, „Reparatur“ oder „Allgemeine Handwerksarbeiten“ sind deshalb unzureichend und müssen so dokumentiert werden, dass deinem Kunden (und speziell dem Finanzamt) klar verständlich ist, welche Leistung genau bezahlt werden soll. Ähnlich verhält sich das mit Materialien: Diese musst du ebenfalls eindeutig benennen und mit der richtigen Menge in der Rechnung angeben.
Zeitpunkt/-raum der Leistungserbringung oder Lieferung
Im Regelfall gilt im Handwerk der Tag als Zeitpunkt der Leistungserbringung, an dem die Leistung bzw. Lieferung abgeschlossen bzw. abgenommen worden ist. Es genügt aber bei einer länger dauernden Arbeit auch die Angabe des Monats, in dem der abschließende Tag gelegen hat.
Die Angabe ist auch notwendig, wenn der Zeitpunkt der Leistungserbringung bzw. der Lieferung mit dem Ausstellungsdatum identisch ist.
Entgelt für die Leistungen / Lieferungen
In jeder Rechnung muss das Entgelt aufgeführt sein, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts musst du ebenso festhalten, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind, zum Beispiel Skonti.
Steuersatz und Steuerbetrag
Du musst sowohl den anfallenden Steuersatz als auch den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag in der Rechnung vermerken. Im Falle einer Steuerbefreiung musst du auf die Befreiung gesondert hinweisen.
Zusätzliche Angaben
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UstG muss die Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten. - Angabe „Gutschrift“
Handelt es sich um eine Gutschrift, darf die Angabe „Gutschrift“ nicht fehlen.
Tipp: Prüfe die Angaben deiner Eingangsrechnungen!
Überprüfe Eingangsrechnungen nicht nur auf die rechnerische Richtigkeit, sondern auch auf die Vollständigkeit der Pflichtangaben. Denn in den meisten Fällen werden Rechnungen mit fehlenden oder fehlerhaften Angaben im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht akzeptiert! Solltest du eine fehlerhafte Rechnung erhalten haben, fordere schnellstmöglich eine Korrektur an.
Digitale Hilfestellung bei der Rechnungsstellung
Du weißt jetzt, dass es viele Punkte beim Schreiben von Rechnungen zu beachten gilt. Ein Programm zur Rechnungsstellung kann dich dabei erheblich unterstützen, denn es wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird, was auf einer Rechnung stehen muss. Bestimmte Angaben etwa werden automatisch in jeder Rechnung hinterlegt, wenn diese in den Betriebsdaten hinterlegt sind. Dazu zählen zum Beispiel dein kompletter Unternehmensname, deine Unternehmensanschrift und deine Steuernummer. Andre Punkte sind fest im Rechnungslayout verankert. Und solltest du doch einmal eine Pflichtangabe nicht angegeben haben, wirst du bei einer guten Software darauf hingewiesen, noch bevor die Rechnung verschickt werden kann. Zusätzlich gibt es komfortable Funktionen, um etwa Skonti und Rabatte oder steuerlich relevante Hinweise aufzuführen.
Elektronische Rechnungen: Zusätzliche Vorgaben
Du kannst Rechnungen mit einer Handwerkersoftware nicht nur schnell schreiben, sondern auch per E-Mail-Anhang direkt an deine Kunden versenden. Worauf du aber unbedingt achten solltest: Beim Einsatz einer Software zur Rechnungsstellung musst die GoBD erfüllen. Setze daher direkt eine moderne, GoBD-konforme Handwerker-Software ein, damit die vom Gesetzgeber gestellten Anforderungen zuverlässig erfüllt sind. Rechnungen sollten beispielsweise im sogenannten ZUGFeRD-Format erstellt werden, damit die Rechnungsinhalte maschinell auswertbar sind.
Wenn du außerdem Auftraggeber der öffentlichen Hand auf Bundesebene als Kunden hast, muss ein rein elektronischer Rechnungsaustausch mit der sogenannten XRechnung erfolgen. Aber auch das ist mit der richtigen Branchensoftware kein Problem.
Fazit
Wenn du eine Rechnung erstellst, halte dich einfach immer an gesetzlichen Vorgaben, damit du keine böse Überraschung erlebst. Mit einer GoBD-konformen Software zur Rechnungsstellung kannst du sicherstellen, dass nichts vergessen wird und viele Punkte automatisch sofort erledigt sind. Eine Branchensoftware erinnert dich zudem zuverlässig daran, fällige Rechnungen zu versenden und bei überfälligen beim Kunden nachzuhaken. Das steigert die Liquidität und verhindert finanzielle Engpässe!
