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Die wichtigsten Fakten zur XRechnung

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XRechnung

Arbeiten Sie für Bundesbehörden? Dann benötigen Sie unbedingt die sogenannte XRechnung für den Rechnungsaustausch. Ohne diese nun verpflichtende Rechnungsart können Sie für Ihre Arbeit nicht mehr bezahlt werden. Auch in einigen Bundesländern ist die XRechnung bereits etabliert oder kommt in nächster Zeit zum Einsatz. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Anschluss nicht verlieren und auch weiterhin für Behörden Handwerksdienstleistungen anbieten können!

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Auch die Auftraggeber der öffentlichen Hand werden immer digitaler: Beim Bund haben Papierrechnungen jetzt sogar komplett ausgedient! Denn der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern ist nun die XRechnung. Bisher gängige Rechnungsformate werden mitunter nicht mehr akzeptiert!

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung setzt maßgeblich die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland um, gemäß des Beschlusses des IT-Planungsrates vom 22.06.2017. Dabei muss die elektronische Rechnungsstellung grundsätzlich in einer XML-basierten Struktur gemäß EN 16931 erfolgen. In Deutschland wurde die XRechnung als Rechnungsstandard eingesetzt und ist somit Grundlage beim elektronischen Austausch mit und von deutschen Verwaltungen. Neben der XRechnung erfüllt alternativ auch das ZUGFeRD 2.0-Format (im Profil XRechnung) die Anforderungen.

XRechnung bei Bund und Ländern

Die Bundes- und Landesbehörden mussten schon seit Längerem digitale Rechnungen in diesem Format annehmen und verarbeiten können. Seit dem 27. November 2018 gilt die Verpflichtung für die obersten Bundesbehörden und die Verfassungsorgane des Bundes, seit dem 29. November 2019 für alle anderen Bundesbehörden und seit dem 18. April 2020 für alle Bundesländer. Doch seit dem 27. November 2020 haben auch Auftragnehmer des Bundes die Verpflichtung, Rechnungen elektronisch zu erstellen. Regelungen auf Länder- und Kommunalebene sind noch nicht einheitlich, werden sich aber nach und nach den Anforderungen des Bundes angleichen. Papierrechnungen, Word- bzw. Excel- oder bisherige PDF-Dateien ohne CEN-konformen SML-Datensatz können bereits vom Bund nicht mehr angenommen werden. Nur Direktaufträge bis 1000 Euro sowie einige Sonderfälle bilden hier die Ausnahme.

Anforderungen an den Antragsteller

Seit dem 27. November 2020 müssen Auftragnehmer des Bundes nicht nur E-Rechnungen erzeugen können, sondern darüber hinaus auch in der Lage sein, diese an die Behörden zu übertragen und während der Aufbewahrungsfrist sicher zu archivieren.

Übermittlung an die Behörden
Der Bund stellt aktuell zwei Plattformen für den Rechnungseingang zur Verfügung: die ZRE für E-Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung sowie die OZG-RE

für E-Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung. Der Rechnungsempfänger gibt Ihnen dabei vor, welche Plattform Sie nutzen müssen.

Dort registrieren Sie sich und schalten dann einen Übertragungskanal frei. Welcher Kanal sich für Sie am ehesten anbietet, können Sie über folgendes PDF ermitteln: www.e-rechnung-bund.de/wp-content/uploads/2020/08/Entscheidungshilfe-zur-Auswahl-eines-Übertragungskanals.pdf

Unter www.e-rechnung-bund.de/tutorials werden Ihnen Tutorials zur Nutzung der beiden Rechnungseingangsplattformen bereit gestellt.

Jetzt digitalisieren!

Spätestens mit der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sollte jedem Handwerker bewusst werden, dass kein Weg mehr um digitalisierte Prozesse im Betrieb vorbeiführt – zumindest wenn viele Aufträge aus dem öffentlichen Sektor stammen.

Wenn Sie also ein Auftragnehmer des Bundes sind oder demnächst Aufträge des Bundes annehmen wollen, sollten Sie über eine entsprechende Bürosoftware nachdenken, die XRechnungen erstellen und im Idealfall sowohl per E-Mail versenden als auch GoBD-konform speichern kann. Alle Rechnungsdaten können zwar ebenso über ein Webportal direkt eintragen werden, aber bei vielen Aufträgen ist dieses Vorgehen sehr mühsam, zeitraubend und fehleranfällig. Hier ist eine automatisierte Lösung über Ihre Software absolut empfehlenswert!

Die XRechnung in der WinWorker Software

Viele weitere Informationen rund um dieses Thema finden Sie auf: www.winworker.de/xrechnung

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