Kennst du die XRechnung schon? Wenn du beispielsweise für die Bundesbehörden arbeitest oder arbeiten willst, führt kein Weg an dieser elektronischen Rechnungsform vorbei. Die sogenannte XRechnung ist dann für den Rechnungsaustausch zwingend erforderlich, denn ohne diese verpflichtende Rechnungsart kannst du für deine Arbeit nicht mehr bezahlt werden. Auch in einigen Bundesländern ist die XRechnung bereits etabliert oder kommt in nächster Zeit zum Einsatz. Wir zeigen dir, wie du den Anschluss nicht verlieren und auch weiterhin für Behörden Handwerksdienstleistungen anbieten kannst!
Vielleicht hast du selbst schon festgestellt, dass auch die Auftraggeber der öffentlichen Hand immer digitaler werden: Bei Auftraggebern auf Bundesebene haben Papierrechnungen jetzt sogar komplett ausgedient, denn der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung ist nun die XRechnung. Bisher gängige Rechnungsformate werden mitunter nicht mehr akzeptiert!
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung setzt maßgeblich die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland um, gemäß des Beschlusses des IT-Planungsrates vom 22.06.2017. Dabei muss die elektronische Rechnungsstellung grundsätzlich in einer XML-basierten Struktur gemäß EN 16931 erfolgen. In Deutschland wurde die XRechnung als Rechnungsstandard eingesetzt. Sie ist somit Grundlage beim elektronischen Austausch mit und von deutschen Verwaltungen. Neben der XRechnung erfüllt alternativ auch das ZUGFeRD 2.2.0-Format (im Profil XRechnung) die Anforderungen.
XRechnung bei Bund und Ländern
Die Bundes- und Landesbehörden mussten schon seit Längerem digitale Rechnungen in diesem Format annehmen und verarbeiten können. Seit dem 27. November 2018 gilt die Verpflichtung für die obersten Bundesbehörden und die Verfassungsorgane des Bundes, seit dem 29. November 2019 für alle anderen Bundesbehörden und seit dem 18. April 2020 für alle Bundesländer. Doch seit dem 27. November 2020 haben auch Auftragnehmer des Bundes die Verpflichtung, Rechnungen elektronisch zu erstellen. Regelungen auf Länder- und Kommunalebene sind noch nicht einheitlich, werden sich aber nach und nach den Anforderungen des Bundes angleichen. Papierrechnungen, Word- bzw. Excel- oder bisherige PDF-Dateien ohne CEN-konformen XML-Datensatz können bereits vom Bund nicht mehr angenommen werden. Nur Direktaufträge bis 1000 Euro sowie einige Sonderfälle bilden hier die Ausnahme.
Die Vorteile der XRechnung für dich als Rechnungssteller:
Keine Papier- und Portokosten beim Rechnungsversand
Vereinfachte Rechnungsstellung
Schnellere Bearbeitung beim Rechnungsempfänger sorgen für pünktlichere Zahlungen
Automatische Validierung von Rechnungen
Übermittlung der XRechnung an die Behörden
Der Bund stellt dir aktuell zwei Plattformen für den Rechnungseingang zur Verfügung: die „Zentrale Rechnungseingangsplattform“ (kurz „ZRE“) für E-Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung sowie die „OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (kurz „OZG-RE“, wobei das „OZG“ für „Onlinezugangsgesetz“ steht) für E-Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung. Der Rechnungsempfänger gibt dir dabei vor, welche Plattform du nutzen musst.
Dort registrierst du dich und schaltest dann einen Übertragungskanal frei. Sofern du keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen nutzt, kannst du deine Rechnungsdaten über eine Weberfassung manuell eingeben und so als elektronische Rechnung einreichen. Bei dieser Variante musst du aber unbedingt auf Zahlendreher aufpassen. Wenn du dagegen selbst per Software elektronische Rechnungen erstellen kannst, kommt es auf die Menge der Rechnungen an, die du einreichst: Sind es nur wenige, kannst du vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform manuellen hochladen. Schreibst du aber häufiger Rechnungen, bieten sich die Übertragungswege per E-Mail und „Peppol“ an. Peppol ist dabei derzeit der einzige Übertragungskanal, der eine Automatisierung von „Maschine-zu-Maschine“ („M2M“) sowie den Massenexport von E-Rechnungen ermöglicht.
Unter www.e-rechnung-bund.de/tutorials findest du Tutorials zur Nutzung der beiden Rechnungseingangsplattformen und Peppol.
Fazit: Jetzt digitalisieren und XRechnung nutzen!
Spätestens mit der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für Aufträge aus dem öffentlichen Sektor ist klar, dass die Digitalisierung in allen Bereichen voranschreitet. Das sollte natürlich auch für deinen eigenen Betrieb gelten. Gerade wenn du häufiger Auftragnehmer des Bundes bist oder demnächst Aufträge der öffentlichen Hand annehmen möchtest, solltest du über eine entsprechende Handwerkersoftware nachdenken, mit der sich direkt XRechnungen erstellen lassen. So musst du nicht alle Rechnungsdaten händisch über ein Webportal eintragen – das ist einfach, schnell und minimiert Fehler. Im Idealfall kannst du außerdem mit deiner Softwarelösung die elektronischen Rechnungen sowohl per E-Mail versenden als auch GoBD-konform speichern.
