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Wie schütze ich mich vor Datenverlust?

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Schützen Sie sich vor Datenverlust!

Sichern Sie regelmäßig Ihre Firmendaten? Falls nicht, kann das für Sie nicht nur äußerst ärgerlich und teuer werden, im schlimmsten Fall sogar Ihr wirtschaftliches Überleben bedrohen! Lassen Sie es deshalb gar nicht so weit kommen! Wir erklären Ihnen, worauf Sie bei einer Datensicherung achten müssen und warum es WinWorker Anwender besonders einfach haben.

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Die Gefahr eines ungewollten Datenverlustes wird regelmäßig unterschätzt. Denn ein Unglück kann jederzeit und ohne Vorwarnung eintreten, plötzlich sind alle Daten zu Ihren Kunden, zu allen Projekten und zu den mühsam angelegten Stammdaten verschwunden – der absolute Horror eines jeden Unternehmers. Gerade für kleinere Betriebe ist der Verlust von digitalen Kunden- und Auftragsinformationen eine Katastrophe, die sogar den finanziellen Ruin bedeuten kann.

Und es gibt viele Möglichkeiten, wie wichtige Geschäftsdaten unvermittelt verschwinden können:

  • Anwenderfehler, zum Beispiel eine versehentliche Löschung wichtiger Dokumente
  • Computerviren / Cyberkriminalität
  • Diebstahl der Hardware
  • Defekte oder zerstörte Festplatten (zum Beispiel durch Kurzschluss, Brand oder Wasserschaden)

Leider können die Daten ohne ein vernünftiges Backup, also eine Datensicherung, meistens nicht einfach rekonstruiert werden. Daher ist eigentlich schon aus unternehmerischer Sicht unverzichtbar, alle Daten vernünftig zu sichern. Daran erinnert auch der jährlich am 31. März stattfindende „Welt-Backup-Tag“. Dieser soll auf die Problematik der unzureichenden Datensicherung hinweisen. Allerdings wäre es extrem fahrlässig zu denken, dass die Firmendaten nur ein einziges Mal im Jahr gesichert werden müssten.

Pflicht zur Datensicherung

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen digital arbeiten, also zum Beispiel mit einer Software zur Angebots- und Rechnungserstellung, müssen Sie die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) beachten. Auch das Thema Datensicherheit ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD – mit eigenem Kapitel. Danach muss der Steuerpflichtige sein Datenverarbeitungssystem vor Verlust sichern. Als Beispiele werden Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl aufgeführt. In der Randziffer 104 steht außerdem, dass ein mangelhafter Schutz von elektronischen Dokumenten, Datensätzen etc. sogar ausreicht, dass die Buchführung formell nicht mehr als ordnungsgemäß angesehen wird. Weiterhin ist laut der GoBD das Datensicherungskonzept ein Bestandteil einer geforderten Verfahrensdokumentation.

Aber auch unabhängig von den GoBD hat der Gesetzgeber erkannt, dass eine kontinuierliche Datensicherung zwingend notwendig ist: Für die deutschen Gerichte ist es eine vorauszusetzende Selbstverständlichkeit, im gewerblichen Anwenderbereich alle anfallenden Daten zuverlässig, zeitnah und umfassend zu sichern. Das Oberlandesgericht Hamm beispielsweise hat bereits 2003(!) geurteilt, dass Unternehmen grob fahrlässig handeln, wenn elektronische Dokumente und Daten nicht in bestimmten Abständen gesichert werden (Az. 13 U 133/03). Dieses Urteil führt dazu, dass aufgrund nicht regelmäßig und gewissenhaft durchgeführter Sicherungen Schadensersatz- bzw. Haftungsansprüchen geltend gemacht werden können.

Regelmäßige Backups

Aufgrund der in Deutschland geltenden Bestimmungen und Pflichten müssen Daten besonders geschützt werden. Sichern Sie daher Ihre Daten und Datenbanken regelmäßig, und zwar möglichst täglich bzw. wöchentlich. Beachten Sie dabei, dass die einfache Speicherung Ihrer Daten auf einem externen Datenträger ebenfalls problematisch sein kann: Der Datenträger muss gesondert geschützt werden, z. B. um ein unbeabsichtigten Verlegen, Schäden von Umwelteinflüssen oder Diebstahl zu vermeiden. Eine überlegenswerte Alternative zu externen Festplatten sind heutzutage Cloud-Lösungen. Hier muss allerdings aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unbedingt darauf geachtet werden, dass der Serverstandort der Cloud-Lösung in der Europäischen Union (möglichst in Deutschland) liegt. mit den Amazon Web Services (AWS) gibt es beispielsweise einen Cloud-Anbieter, der unter anderem die Vorgaben des Anforderungskatalogs Cloud Computing (C5) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bereits seit 2016 erfüllt. Hier können all Ihre Backups verschlüsselt und kostengünstig in Deutschland gespeichert werden.

Die Lösung von WinWorker     

Wenn Sie ein WinWorker Anwender sind, sind Datensicherung überhaupt kein Problem mehr. Denn die Branchensoftware bietet Ihnen verschiedene Möglichkeit der Datensicherung:

  • Datensicherung auf Datenträger

    Sie können Ihre Datensicherung automatisieren, so dass etwa immer zum Feierabend beim Beenden der WinWorker Software eine Datensicherung durchgeführt wird. Die Daten werden dann in einem festgelegten Zielordner (auf einer Festplatte, einem USB-Stick etc.) gespeichert.
  • AWS-Datensicherung*

    In wenigen Schritte richten Sie eine Datensicherung bei den Amazon Web Services ein. Sie bestimmen dann, in welchen Abständen automatisch eine Datensicherung in Ihre Cloud-erfolgen soll. Dieser Weg ist besonders praktisch, einfach und sicher!

Wie einfach Sie die AWS-Datensicherung einrichten können, sehen Sie in dem folgenden Video:

www.winworker.de/blog/winworker-tipps-tricks-e48-aws-datensicherung

Sie sind noch kein WinWorker Anwender? Dann testen Sie unsere kostenlose Demoversion:

www.winworker.de/demoversion

* Sie benötigen ein Firmenkonto bei den Amazon Web Services. Es fallen separate Gebühren durch die Nutzung der Dienste der Amazon Web Service an.

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