Kennen Sie die GoBD, also die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”? Viele Chefs von Handwerksbetrieben haben zwar von diesen Grundsätzen gehört, sich aber nie wirklich damit beschäftigt. Deshalb weiß ein Großteil gar nicht, welche der vom Gesetzgeber gestellten Anforderungen zu beachtet sind. Wir sagen Ihnen, ob die GoBD Sie betreffen und falls ja, wie Sie diese auf einfache Weise einhalten können!
Heutzutage gibt es kaum noch einen Handwerksbetrieb, in dem Arbeitsprozesse im Büro oder auf den Baustellen nicht durch Informations- und Kommunikationstechnik vereinfacht werden. Daher liegt es nicht nur für das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nahe, dass auch immer mehr Bücher und Aufzeichnungen, die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften zu führen bzw. erforderlich sind, in elektronischer Form geführt werden. Ebenso werden mittlerweile zunehmend aufbewahrungspflichtige Unterlagen elektronisch gesammelt. Das BMF hat deswegen mit den GoBD einen Erlass bzw. eine Verwaltungsvorschrift vorgelegt, die den nachgeordneten Dienststellen (z. B. den Finanzämtern) als verbindlicher Leitfaden dienen, wie mit den für den Fiskus relevanten digitalen Daten umgegangen werden soll. Das wiederum betrifft direkt den Steuerpflichtigen – und damit Sie.
Schnell-Check: Betreffen Sie die GoBD?
Was sind die GoBD?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ersetzen sowohl die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) als auch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
In 184 Randziffern regelt die Verwaltungsvorschrift in der aktuellen Fassung vom 28. November 2019 u. a., für wen die Grundsätze gelten, welche Vorgaben bei der Erfassung und Bearbeitung für datenverarbeitende Systeme (DV-Systeme) relevant sind oder welche Mitwirkungs- und Aufzeichnungspflichten für den Steuerpflichtigen gelten.
Was muss bei den GoBD beachtet werden?
Alle digitalen Unterlagen, die vom Unternehmer nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorgaben zu führen und aufzuzeichnen sind, müssen nach speziellen Anforderungen abgelegt und archiviert werden.
Steuerlich relevante Daten müssen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung erfüllen. Letztere Grundsätze umfassen die Vollständigkeit, die Einzelaufzeichnungspflicht, die Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, die Ordnung und die Unveränderbarkeit. Wichtig dabei ist, dass diese Grundsätze auch während der Dauer der Aufbewahrungsfristen eingehalten werden – es müssen also Manipulationen der Daten bis zu teils zehn Jahren ausgeschlossen werden.
Weiterhin ist der Steuerpflichtige u. a. für die Datensicherheit, ein internes Kontrollsystem, eine Möglichkeit der maschinellen Auswertbarkeit der Daten sowie die Bereitstellung der Daten für einen Datenzugriff durch die Behörden verantwortlich.
Nicht untätig bleiben!
Wie Sie sehen, müssen Sie viel beachten, wenn Sie in Ihrem Handwerksbetrieb DV-Systeme einsetzen. Und als Steuerpflichtiger sind Sie allein für die
Einhaltung der GoBD verantwortlich!
Es gilt daher, dass Sie unbedingt handeln müssen, um alle Anforderungen zu erfüllen. Dabei können Sie erheblich von Softwarelösungen unterstützt werden. Denn so wie Ihre eingesetzten IT-Systeme Ihnen im Arbeitsalltag Zeit sparen, so können viele grundlegenden Mechaniken bezüglich der Verwaltungsvorschrift auch softwareseitig umgesetzt werden, die Sie durch automatische Abläufe im Hintergrund entlasten.
Eine GoBD-konforme Software muss von Anfang an Ihre elektronischen Belege nach den Grundsätzen der Richtigkeit und Ordnung erstellen und unter Beachtung der Grundsätze der Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Ordnung archivieren. Im Falle einer Steuerprüfung muss zudem gewährleistet sein, dass der Datenzugriff möglich ist und gegebenenfalls sogar eine Datenträgerüberlassung veranlasst werden kann.
GoBD-konforme Branchensoftware
Bei der WinWorker Software hat sich der speziell entwickelte Maßnahmenkatalog bewährt, der ein GoBD-konformes Arbeiten innerhalb der Software ermöglicht. Zertifizierte Module sorgen mit ihren Funktionen dafür, dass die Vorgaben eingehalten und nicht umgangen werden können. Das fängt beim Posteingang an, geht über ein Dokumentenmanagement, den Postausgang und ein revisionssicheres digitales Archiv bis hin zu einer Datenträgerüberlassung. Alle Geschäftsvorfälle werden in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung aufgezeichnet und revisionssicher archiviert – sowohl im Ursprungs- als auch im Ausgabeformat. Änderungen, z. B. Korrekturdrucke, werden genau protokolliert. Sollte Ihr Betrieb einer Prüfung unterzogen werden, können die Datensätze vom Steuerprüfer problemlos eingesehen und maschinell ausgewertet werden.
Fazit
Sobald Sie Angebote und Rechnungen mit einer Software schreiben oder datenverarbeitende Systeme wie eine Warenwirtschaft, Lohnbuchhaltungsprogramme oder eine Zeiterfassung im Betrieb einsetzen, gelten für Sie die GoBD. Dann heißt es unbedingt handeln, denn als Steuerpflichtiger sind ausschließlich Sie selbst für die Einhaltung verantwortlich! Mit entsprechend GoBD-konformen Softwarelösungen können Sie sich aber eine gute Basis schaffen, um die Anforderungen im Tagesgeschäft ohne großen Aufwand zu erfüllen. Falls Ihr Betrieb außerdem irgendwann durch die Finanzbehörden geprüft werden sollte, senken Sie das Risiko von kostspieligen Korrekturschätzungen, Vollschätzungen oder Strafzahlungen durch die getroffenen Maßnahmen erheblich.
Werfen Sie selbst einen Blick auf den Erlass des BMF:
Schauen Sie sich gerne die GoBD-konforme Lösung von WinWorker an:
www.winworker.de/gobd
Wichtiger Hinweis: Das Thema GoBD ist sehr komplex. Sprechen Sie daher unbedingt mit Ihrem Steuerberater und stimmen Sie sich mit diesem ab! Beachten Sie weiterhin, dass WinWorker keine Steuerberatung durchführen darf bzw. kann.
