Arbeitszeiterfassung: Mit digitalen Stundenzetteln einfach erledigt

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Stundenzettel aus Papier sind auch heute noch ein beliebtes Mittel im Handwerk zum Festhalten von Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Das bedeutet allerdings viel Verwaltungsaufwand sowohl auf der Baustelle als auch im Büro. Ein Ende der Zettelwirtschaft ist aber in Sicht: Das Stichwort heißt hier „Digitalisierung“. Wie Handwerksbetriebe die Erfassung von Arbeitszeiten digital in den Griff bekommen, erklären wir in diesem Artikel.

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Kommen bei Ihnen auch noch handschriftlich ausgefüllte Stundenzettel zum Einsatz? Dann kennen Sie wahrscheinlich die typischen Probleme: Häufig sind die Angaben auf den Zetteln kaum lesbar, unvollständig oder schlicht falsch. Denn oft stimmen die eingetragenen Zeiten nicht mit den tatsächlich geleisteten Stunden überein. Das passiert vor allem, wenn Mitarbeiter die Zeiten nur grob überschlagen. Vergessen Ihre Mitarbeiter zudem das ein oder andere Mal, die Stundenzettel rechtzeitig im Büro abzugeben?

Sie sind aber nicht allein! Viele Chefs im Handwerk kennen das und fragen sich: Lohnt sich dieser Aufwand? Muss diese Zettelwirtschaft sein?

Erfüllen Sie die gesetzlichen Pflichten!

Fakt ist: Eine Erfassung der Arbeitszeiten muss sein. Das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) am 14.05.2019 entschieden. Arbeitgeber aller EU-Mitgliedsstaaten sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden aufzuzeichnen – verlässlich, zugänglich und objektiv.

Für die meisten deutschen Handwerker aus dem Baugewerbe bestand aber schon lange eine solche Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht. Denn das Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG) und das Mindestlohngesetzes (MiLoG) schreiben vor, dass Arbeitszeiten in bestimmten Branchen genau festgehalten und dokumentiert werden müssen. Dies betrifft nicht nur Lohnempfängern, sondern auch Minijobber, Leih- sowie Zeitarbeitnehmer.

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die erforderlichen Daten zur täglichen Arbeitszeit fristgerecht zu dokumentieren – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, der auf den Tag der Arbeitsleistung folgt. Diese Daten müssen zwei Jahre aufbewahrt und dem Zoll im Zuge einer Kontrolle bzw. Prüfung vorgelegt werden. Sie selbst müssen als Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass alle Fristen eingehalten und alle Angaben korrekt sind.

Was muss auf einem Stundenzettel stehen?

Werden Daten bei Ihnen im Betrieb per Stundenzettel erfasst, muss ein Datum (tagesweise), der Name des Arbeitnehmers, der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Gesamtdauer der geleisteten Arbeitszeit festgehalten werden. Eine genaue gesetzliche Vorgabe, wie Sie die Daten schlussendlich dokumentieren müssen, gibt es jedoch nicht.

Ein Stundenzettel muss von Ihren Arbeitnehmern übrigens nicht unterschrieben werden. Die Praxis hat allerdings gezeigt, dass dieses Vorgehen durchaus sinnvoll ist.

Was sind digitale Stundenzettel?

Die Daten eines Stundenzettels können Sie inzwischen auch einfach elektronisch erfassen, etwa mittels einer App. Die Zeiterfassung per Smartphone oder Tablet bietet Ihnen dabei neben einer papierlosen Mitschreibung der Arbeitsstunden noch viele weitere Vorteile. So können die Daten jederzeit und überall ermittelt und mit weiteren Informationen angereichert werden, zum Beispiel mit Standortdaten, Leistungspositionen oder Projektbezügen. Außerdem wird die Gesamtarbeitsdauer automatisch berechnet. Zum Tagesabschluss werden die Daten dann ohne Medienbruch ans Büro übermittelt. Zahlendreher, falsche Mitarbeiterzuordnungen etc. sind dadurch nahezu ausgeschlossen. Die automatisierten digitalen Abläufe sparen Ihnen und Ihren Mitarbeitern sowohl im Büro als auch auf den Baustellen wertvolle Zeit.

Der digitale Stundenzettel in der WinWorker App

Mit der Lizenz „Digitaler Stundenzettel“ für die WinWorker App bietet WinWorker allen Handwerksbetrieben eine kostengünstige digitale Zeiterfassung an. Sie bestimmen einen verantwortlichen Mitarbeiter, der die Arbeitsstunden für sich und andere Mitarbeiter per Mobilegerät festhält. So benötigt nicht jeder auf der Baustelle ein eigenes Mobilgerät. Alternativ kann natürlich auch jeder Mitarbeiter die eigenen Arbeitsstunden selbst elektronisch und ortsunabhängig mitschreiben, sofern ein eigenes Smartphone oder Tablet vorhanden ist.

Die ermittelten Daten werden zum Tagesabschluss mit Projekt- bzw. Kundenbezug an die WinWorker Software im Büro übermittelt und im Modul „Stundenmitschreibung“ automatisch verarbeitet. Das hat den Vorteil, dass Sie so auch gleich Ihren gesetzlichen Dokumentationspflichten nachkommen. Fragt der Zoll oder die Finanzbehörde nach den Arbeitszeiten, stehen entsprechende Auswertungen sofort zum Druck bereit. Für die Nachkalkulation sind die ermittelten Daten ebenso Gold wert – denn so wissen Sie immer, wo Ihr Handwerksbetrieb gerade steht.

Der digitale Stundenzettel von WinWorker: Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Bequemes Erfassen der Arbeitszeiten durch einen oder mehrere Mitarbeiter – jederzeit und von überall aus
  • Wertvolle Zeitersparnis für alle Beteiligten
  • Keine Übertragungsfehler beim Senden der Daten ans Büro
  • Automatische Zuordnung aller Daten zu einem Projekt
  • Verarbeitung der Daten in der WinWorker Stundenmitschreibung
  • Nutzung der Daten für die Nachkalkulation möglich
  • Günstiges Lizenz-Abo-Modell

Fazit

Die digitale Variante der Papierzettel sorgt für eine saubere, einfache und schnelle Erfassung der Arbeitsstunden. Das Mitschreiben der Zeiten kann durch einen verantwortlichen Mitarbeiter oder durch mehrere Mitarbeiter erfolgen – zeitnah und ortsunabhängig. Die direkte Übertragung ans Büro minimiert Fehler, reduziert die Zettelwirtschaft und sorgt auf diese Weise für eine erhebliche Zeitersparnis bei allen Beteiligten. Dank der digitalen Stundenzettel erledigen Sie quasi nebenbei auch noch Ihre gesetzlichen Dokumentationspflichten!

Sie kennen den digitalen Stundenzettel von WinWorker noch nicht?

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